8 rutas de enfoque que todo transportista pequeño debe recorrer en su negocio.

Recomendaciones concretas para que tomes acción sin complejidades. Identifica qué necesitas cambiar y hazlo a partir de lo que tienes hoy.

En el artículo anterior, mostramos dos recomendaciones iniciales: Enfoque al negocio y las economías de escala. En este artículo explicamos el complemento, esperando que te sirvan como guía para re evaluar el negocio. Para los lectores que tengan un rol como clientes o como operadores logísticos, este contenido puede ayudar a conocer los retos que tienen que superar sus proveedores, y sobre todo, tener elementos para desarrollarlos y tener mejores resultados a mediano plazo.

Continuemos…

Tecnología.

Aprende de las tendencias, pero decide en función de lo que necesitas para crecer. 

Este punto siempre es una tendencia de los negocios. ¿Qué tanta tecnología necesitas incorporar a tu negocio? Lo tienes que responder desde el punto de vista de cuáles son tus prioridades como dueño o administrador y cuáles las de tus clientes actuales.

1. El GPS es obligatorio en el mercado por que los clientes lo piden y las aseguradoras lo exigen. Como dueño debes conocer en todo momento qué hacen tus unidades.
2. ¿La telemática? Aunque es muy útil, no es necesario que la incorpores hoy. Debes tenerla en cuenta para el futuro, ya que actualmente no es tu prioridad. Si te genera un costo adicional y el cliente y la operación no te exigen su implementación, no la consideres. ¿Esto va en contra de la eficiencia del negocio? Es probable, pero es importante que evites costos en el hoy, te reorganices y seguramente, a mediano plazo podrás incorporar tecnología que no te cueste mucho y te ayude a las eficiencias.
3. ¿Sistema de gestión de flota? Hay que evaluar si tu dominio de conceptos, excel y otros sistemas sencillos de mantenimiento o de operación, pueden sustituir las actividades más importantes.

Lo que queremos decir con esto es que debes reflexionar sobre las tecnologías que existen, cuáles son las que el mercado está demandando como obligatorios o deseables y cuáles debes incorporar hoy y cuáles en el futuro. Lo que ISTRA recomienda es que, una vez que definas tus prioridades, listes las tecnologías que existen para ello y escribas cómo te van a ayudar de manera inmediata y a largo plazo. Posiblemente quieras un sistema de control de costos, pero primero necesites capacitar a tu personal CLAVE sobre los conceptos, impactos y relaciones de cada componente del costo de transporte y del ciclo vehicular.

Evaluar una tecnología no significa comparar proveedores en términos de costo y beneficios solamente, significa que puedas aprovecharla hoy y en el futuro. Esto lo logras con un buen entendimiento de su funcionamiento, estar seguro de sus beneficios y que puedas tomar decisiones a partir de la información que te arroje dicha tecnología.

Manejo de riesgos.

Aprende el arte de anticipar, para que puedas dormir tranquilo.

Este es un punto interesante. ¿Qué riesgos tienes hoy en tu negocio? Realiza una lista de los que consideres que tienen o pueden tener un impacto en tu negocio.

• Cartera de clientes: Depender de un cliente es lo peor que te puede pasar. Lo que se recomienda es que tengas por lo menos tres fuentes de ingresos. Si un cliente te pide todos tus camiones y te otorga un contrato, asegúrate de revisar perfectamente la cláusula de terminación anticipada. Empieza a construir ideas para vender mejor tus servicios y diversificar los ingresos.
• Deudas: Las deudas pueden convertirse en una carga financiera si no tienes un flujo de efectivo constante o si no estás guardando el dinero correctamente para enfrentar estos compromisos. Por ello, es importante que revises si tu flujo de efectivo está dando para solventar las deudas de menor plazo o si necesitas buscar otras fuentes de ingreso. A partir de ahí, podrás definir acciones para enfrentarlas. Nadie dice que será fácil, pero tenerlo claro con santo y seña, ayuda a tomar mejores decisiones.
• La inseguridad. La inseguridad es un riesgo que no puedes combatir desde tu trinchera, pero sí puedes disminuir el riesgo hacia tu negocio con un poco de prevención, contratar el seguro que mejor se acople a tus necesidades, respetar las condiciones que te exija la aseguradora, no realizar paradas en puntos de alto riesgo y convencer a tus clientes de los horarios de circulación más seguros, capacitación y certificación de operadores y personal operativo, entre otros.

Gestión financiera.

Aprende el arte de decidir, para que puedas avanzar sin preocupaciones.

Este es un tema amplio y que no podemos cambiar de la noche a la mañana. Tienes que aceptar que lo más importante es:

Cómo generar ingresos, tener visibilidad de la información y controlar tus costos, con el objetivo de conocer la ganancia que tienes para enfrentar todo lo demás gastos.

Podemos entrar a los estados financieros, razones financieras, tasas de interés, entre otros, pero para arrancar en el enfoque financiero, con los tres rubros que comentamos es suficiente: ingresos, costos y ganancia.

• Los ingresos es lo que los clientes te pagan por los servicios que realizaste. Cuánto está ingresando a tu bolsa por cuestión de pagos de tus clientes, cuánto no está entrando por penalizaciones o descuentos de otra naturaleza que hacen los mismos clientes, o si le rentas espacios u ofreces servicios a otros transportistas, entre otros.
• Los costos son los gastos que tuviste que realizar para producir el servicio de flete. Éstos se componen de fijos y variables, en donde los fijos son tus gastos de comunicación, instalaciones, seguros, sueldos de tu personal, permisos, gastos de oficina, entre muchos otros; y los variables son los que se realizan en el momento en que los camiones empiezan a rodar, como: Combustibles, mantenimiento (la parte variable), peajes, sueldo operador, llantas, lubricantes, etc. Hay otros ocultos o de oportunidad, pero los más visibles son los que se presentan día a día.
• Las ganancias que resultan de restar la suma de todos los costos al total de ingresos, en un periodo determinado. Luego existen diferentes gastos posteriores como impuestos o deudas, pero digamos que lo que tenemos que asegurar y controlar, son los tres primeros.

Con esto estarás en condiciones de mejorar algunas cosas. Si no tienes un sistema que te ayude, un buen excel puede orientarte. Esto es mejor que no tener nada o administrar a ciegas. Ahora, lo difícil no es conocer estos puntos porque muchos autores o instituciones te dicen que debes hacerlo, el verdadero RETO es saber obtener la información y organizarla correctamente para que puedas ver claramente como se mueve tu operación y el negocio.

Por ejemplo, todos te dicen que debes controlar el combustible. Y es cierto, pero cuando empiezas a darle vueltas al asunto, te topas con que no tienes la información por unidad, por ruta, por operador (por aquello de la conducción eficiente), entre otros. También te topas con que no tienes registro de los kilómetros recorridos, ni el costo de combustible de los meses anteriores o por lo menos un promedio. En fin, terminas tirando la toalla y lo dejas por la paz.

NOSOTROS te sugerimos que para estos casos pongas en blanco y negro que registros tienes actualmente o cuales puedes poner claramente sobre la mesa si te echas un clavado a los registros. Luego, entender en términos generales lo siguiente: Cuanto gastaste de combustible en un mes, cuantos viajes hiciste con tus camiones y con esto podemos estimar los kilómetros. Ahora, haciendo un análisis muy rápido de la flota que tienes para equiparar su rendimiento, podemos llegar a un estándar de consumo por km y listo. Ya tienes un rendimiento como REFERENCIA para su control de costos y estimación de tarifas.

No decimos que esta sea la mejor forma de calcular o controlar, sin embargo, es un atajo rápido para que no te detengas en deficiencias de conocimiento o falta de información. No llegues a la etapa de frustración. Al principio constará trabajo el enfoque financiero y contable, pero poco a poco entenderás todos los rubros de la estructura de costos y, entonces, estarás en condiciones de adquirir algún sistema que te ayude con eso.

Planeación estratégica.

Aprende el arte de planear, para que puedas evolucionar.

A corto plazo solo requieres un básico: definir cómo te quieres ver al final de este año; por ejemplo, define un par de objetivos sencillos y haz una lista sobre lo que tienes que hacer para lograrlo.

1. Ejemplo: Garantizar tener ganancias del 22% al final del año.
   1. Tengo una sola fuente de ingreso y el contrato dice que mi cliente puede rescindir el contrato sin necesidad de avisarte con antelación. Un riesgo bien común y peligroso.
   2. Entonces el objetivo es: Diversificar mi fuente de ingreso para que mi flota de unidades trabaje para un par de clientes.
   3. Acciones: Hacer mi listado de tarifas en junio, mandarla a 10 clientes potenciales en julio, y en cada acercamiento mostrar mis capacidades como transportista y las ventajas que puedo generar. Así de simple funcionan las cosas, pero hay que hacerlo.
2. Otra acción sobre la rescisión de contrato: Solicitar reunión con el cliente y pedir que esa cláusula cambie a “darme aviso con seis meses de anticipación”. Si el cliente no quiere o no puede por políticas, las acciones para el objetivo uno seguirán su curso, pero ahora con mayor fuerza. No te confíes por el hecho de ser un proveedor con una antigüedad de 20 años, los cambios en regulaciones y políticas de las compañías dan giros inesperados.

De esta manera obtienes claridad a los riesgos o retos que quieras enfrentar y no es necesario tener toda la experiencia en planeación estratégica. Poco a poco la adquirirás e incluirás más cosas.

Existen muchos ejemplos donde se puede aplicar la planeación estratégica. Que no te espante el término. Solo hay que entenderla como los diferentes caminos que utilizarás para lograr un objetivo en específico. Si quieres lograr una cierta cantidad de rentabilidad en el año, si quieres expandir tu negocio, si necesitas cambiar la imagen de tu negocio, si quieres conseguir socios, o si solo quieres trabajar de una manera más estructurada, todo eso es planeación estratégica. Solo tienes que decidir las acciones que te llevaran a eso.

Venta de servicios.

Aprender el arte de vender, para que puedas crecer.

Este es todo un reto para muchas empresas porque la diversidad de clientes implica diferentes estrategias. Por un lado, hay clientes que te imponen las tarifas y si quieres, te ajustas. No es una mala estrategia para ellos, pero sería bueno que te explicarán cómo las calcularon. Esto no va a pasar porque no saben como.

Por un lado, debes tener la capacidad para conocer si tus costos se adaptan a éstas y, por otro, la capacidad de vender las tarifas que propones. Si tu cliente es inflexible, entonces, no es un cliente para ti porque estarías sacrificando tu utilidad y dañando el negocio. Debes tener la certeza de que la tarifa que estás pidiendo está bien calculada.

Vender bien tus servicios de transporte es más que calcular costos correctamente. Cuando entiendes bien las necesidades del cliente, puedes ofrecer algo que le genere valor.

Pregunta volúmenes y puedes ofrecer descuentos por productividad, esquemas dedicados o un esquema híbrido. Pregunta por el tiempo que requiere los servicios y puedes disminuir un poco las tarifas, pero con garantía de trabajo de un año bajo contrato. Pregunta por orígenes y destinos, y podrás ofrecer circuitos, retorno de materiales, entre otros.

Un complemento perfecto, es que puedas plasmar tus cotizaciones y propuestas en un documento electrónico o impreso, con el mayor profesionalismo posible. Si requieres algún formato, idea, diseño ponte en contacto con nosotros y te lo mandamos a la brevedad. Ya tenemos trabajos realizados que te pueden servir, sin gastar un solo peso.

Competencia.

Aprende del mercado y no cometas los mismos errores.

El problema no es la cantidad de empresas con las que tienes que competir, ya que si adquieres ciertas habilidades en función de lo que se ha comentado, deberás estar en mejores condiciones que tus competidores. El verdadero problema es la competencia desleal o la informal. Empresas que ofrecen precios por debajo de lo que les cuestan con el objetivo de obtener el negocio, no es la mejor práctica, sin embargo, hay muchos clientes que los contratan dañando al sector y limitando que otras puedan entrar con buenos precios y buen servicio.

La competencia informal está muy cazada con clientes que no tienen políticas correctas de contratación de proveedores o empresas que no quieren pagar lo justo, por lo que asumen el riesgo de contratar empresas que no están regularizadas correctamente en todos los sentidos.

Recuerda que ninguna de las dos está en tus manos y no debes preocuparte, mejor ocúpate en mejorar los aspectos que estamos comentado porque eso sí está a tu alcance.

Regulaciones.

Acéptalas, respétalas y avanza.

Es un punto parecido anterior. Si la autoridad establece que tienes que cumplir algo, lo tienes que hacer. No importa si estas de acuerdo o no, lo que importa es que no te multen por no hacerlo. Si el cambio en alguna regulación implica gastos, tienes que platicarlo con tu cliente. Dependerá mucho del tipo de disposición. Pongamos dos ejemplos con el objetivo de imaginar las consecuencias y cómo debes enfrentarlas.

1. Imaginemos que sale una modificación al reglamento de pesos y dimensiones en donde se disminuirá la carga útil que se puede transportar. En números cerrados y generales, podrás transportar dos tarimas menos que representan dos toneladas para el cliente. Si el cliente tiene 50 viajes diarios en un Origen-Destino específico y paga por cada flete $5,000 pesos, está gastando 6 millones de pesos al mes, considerando 24 días. Si la regulación entra en vigor, tendría que generar 120 viajes adicionales al mes con un sobrecosto de $600,000 pesos.

¿Crees que estaría dispuesto a asumir así como así, este sobrecosto? por supuesto que va a voltear a ver la tarifa que tiene contigo. Si no tienes claro y si no controlas bien los costos, podrás caer en el juego de “como transportas dos toneladas menos, tus gastos variables que están relacionados con el peso transportado, tendrán una disminución”. Esto debes estar en condiciones de defenderlo, ya que efectivamente disminuyen pero de una manera marginal y no justifica un ajuste a la tarifa.

 2. La norma que establece tiempos de conducción y descansos. Ya está en vigor, pero ¿se respeta? ¿sabes los costos adicionales que se pueden estar generando para las compañías? es inmenso. De inicio un viaje que dura 15 horas en condiciones anteriores a la norma ahora debe durar 20 horas. Pero, ¿esto supone un costo para el cliente o para el transportista? o ¿para ambos? ¿están dispuestos a absorberlos?

Recordemos que es una disposición oficial y se tiene que cumplir. Los costos adicionales para el transportistas de inicio son: el sueldo del operador, los viáticos, los costos fijos asociados a ese viaje, traducidos a horas de viaje y no a kilometros recorridos, entre los más importantes. Claro que se debe impactar en la tarifa. Entonces, ¿el cliente está dispuesto a aceptar ese incremental? Bueno, lo dejamos puesto sobre la mesa.

Lo importante es que como transportista, tengas claridad de los impactos, y que si el cliente te dice que no se respete una norma porque le urge llegar al cliente, esté bien explicado en el contrato o las condiciones de servicio que se aceptan. Los riesgos no deben quedar de tu lado.

Personal capacitado.

Aprende y aplica, aprende y aplica. Todos los días…

Como empresa de transporte te enfrentas a que no encuentras personal que tenga conocimientos sólidos y la experiencia como para realizar bien las actividades que quieres que hagan. Pero por otro lado, cuando lo encuentras, no siempre puedes pagar lo suficiente y resulta complicado retenerlo. Es un circulo vicioso. Será necesario que como dueño del negocio definas qué es lo que quieres controlar y mejorar y con quién. Recuerda que hay muchas cosas que se requieren para producir un servicio y administrar una empresa de transporte, pero muchas de ellas son más importantes que las otras.

• Ejemplo uno: Necesitas a alguien que controle el combustible porque es un gasto que representa alrededor del 30% del costo total de los gastos totales de operación. Este rubro es más importante que controlar el gasto de papelería. Si controlas el primero te dará mucho mayor beneficio que el segundo. Y no decimos que no debas controlar la papelería, porque al final puede fugarse también algo de dinero allí, solo decimos que es mejor contratar o invertir en capacitación sobre el combustible que para la papelería u otro por el estilo. Ahora, ¿qué necesitas saber del combustible? Cuánto consumen las unidades, actualización precio por litro, si no se lo están robando, el rendimiento por ruta, técnicas de control, entre otros. Aquí está tu prioridad, día con día. El personal debe conocer estos conceptos, cómo funcionan, cómo interactúa con otros costos y al final, cómo impactan al costo total.
• Ejemplo dos. Los ingresos. Tú y tu personal deben estar enfocados a que los ingresos se estén maximizando. Facturar el 100% de los servicios, cobrar el 100% de los servicios, que el cliente no esté generando descuentos por penalizaciones, no pagar producto por mermas o pérdida, temas de fill rate, entre otros tantos, son los rubros principales en esta gran actividad.
• Hay otras funciones que tu equipo debe conocer para que se enfoquen a lo realmente importante del negocio. Te dejamos algunas adicionales: cuáles son los costos fijos, variables, cómo se calculan, qué es un prorrateo y por qué se utiliza, qué es y cómo se incorpora la depreciación, la administración de riesgos al momento de ejecutar el servicio, la programación o asignación de unidades, conocer y calcular el ciclo operativo de cada unidad, qué es la mejora continua y cómo la incorporo a mis actividades, entre muchas otras.

Insistimos, lo más importante es que definas tus necesidades de alta prioridad y trabajes en no más de cinco. A partir de allí, determina las necesidades de capacitación y revisa los cursos disponibles u otras formas de capacitación existentes.

Por otro lado, la remuneración es otro factor que interviene en este rubro. Casi todos, en nuestras carreras profesionales, hemos cambiado de compañía por un mejor sueldo, por una expectativa de crecimiento, mejores prestaciones o una mejor reputación de la empresa. Diríamos que son los motivos más comunes. ¿Cómo estas preparado para esto? ¿Cómo se relaciona con que tengas personal con el conocimiento adecuado? Es muy sencillo, cuando ya capacitaste a una persona, se va a otra empresa. Entonces, ¿No la capacitas?

Es una decisión interesante. Nosotros sugerimos que elijas a las personas de tu confianza para ofrecer la capacitación adecuada. Al final, no vas a tener la certeza que se queden, pero si habrá una probabilidad más alta para que permanezcan en tus filas. Tu personal de confianza, aunque no tenga los conocimientos necesarios, son las que operaran el negocio. Es tu responsabilidad ofrecer dichos conocimientos. Cursos en línea, asesorías, literatura especializada, etcétera, te debe servir para dicho objetivo.

De verdad, no puedes darte el lujo de tener en tu empresa personas operativas que están encargados de cuidar la ejecución del negocio, sin conocimientos de productividad, cómo se calcula, cómo se mejora o cómo se grafica. Sin conocimientos de qué es el rendimiento de combustible, factores que lo afectan, información requerida para calcularlo, cómo repercute en la tarifa. O sin conocimientos de prorrateos de gastos, tablas dinámicas y fórmulas en excel, normatividad, entre otros. Estos temas son básicos para un buen desempeño del transporte.

Si requieres alguna otra guía o ampliar un poco este tema, contáctamos.

Aquí cerramos este artículo esperando que todas las recomendaciones, enfoques y planteamientos mostrados, te ayuden a construir un poco la visión o el camino que debes seguir para superar algunos retos.

Como lo decimos en nuestros artículos, el mundo del autotransporte cambia minuto a minuto y lo que aquí mostramos puede no aplicar a todas las compañías, a todas las problemáticas o a todas las regiones, seguramente habrá muchísimas diferencias de opinión, perspectiva o de experiencia, pero lo compartimos con el ánimo de orientar a aquellas personas o empresas que se identifiquen con lo aquí explicado.

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