Cómo hacer una cotización

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Genera cotizaciones prácticas y de impacto con las siguientes recomendaciones

El cliente te solicita una unidad para un viaje y te pide que le digas cuánto cuesta el servicio. Necesitas trabajo y quieres dar la mejor impresión para que te contrate, pero sin sacrificar la utilidad. Necesitas saber lo siguiente.

¿Realmente qué te está solicitando el cliente?

Quiere un servicio urgente. Tiene una necesidad puntual y quiere saber si tiene la unidad y cual es el precio.

Quiere evaluar un proyecto. Te dirá que hay nuevos destinos y está evaluando el costo para la evaluación del proyecto

Quiere comparar a sus transportistas para definir prioridades de contratación, es decir, a quién le solicita las unidades primero a quién después. Así se alimentan a los Sistemas de Administración del Transporte.

Quiere identificar quién es su transportista más valiente. Si tiene un destino complicado porque es inseguro, con poco volumen como Puerto Vallarta, Huatulco, Tampico, el mismísimo Tijuana que es de los destinos más caros, pero con poco regreso cargado, solicita cotizaciones solo para identificar que transportista sí puede hacerlo y tenerlo en su lista de posibilidades.

En cualquier caso, deberás, además de calcular el costo de la tarifa, poner claramente las consideraciones pertinentes para que no te comprometas a algo que posteriormente no puedas cumplir. No olvides preguntar todas las dudas que tengas del servicio.

Cuando envíes una cotización estás adquiriendo ya una obligación en caso de que el cliente acepte la tarifa y condiciones, por lo que es importante que no dejes nada a supuestos o en el aire o simplemente no lo incluyas.

No dudes en compartir el conocimiento que tengas sobre la ruta en cuestión, eso genera confianza y seriedad en la relación.

Te compartimos el concepto de cotización, objetivos, sus elementos, ejemplos y algunas recomendaciones que te pueden ayudar a ti que eres el que las realizas actualmente o para que tu equipo pueda conocer más sobre este tema y lo aplique en el día a día.

¿Qué es una cotización?

Establecer un precio al servicio de transporte que estás ofreciendo. Actualmente, no basta con dar solo el precio, tienes que colocar los conceptos que generen costo y los que generen valor agregado. Maniobras, estancias o el monitoreo continuo, son algunos de ellos.

¿Qué quieres conseguir?

Este punto parece obvio y algunos de ustedes responderán: para competir por el viaje y ganarlo. Para eso trabajo. Te diríamos, “piénsalo dos veces”.

1. Uno de los objetivos que persigue una cotización es mostrar interés por el viaje o serie de viajes, dando tu mejor precio, claro, sin sacrificar utilidad u otros costos.

2. Caso contrario, si no estás interesado, no le vas a decir al cliente, no me interesa y no puedo hacerte la cotización, tienes que realizarla y exponer el porqué no puedes o las razones que tienes.

3. Aprovechar la solicitud para vender otros servicios que proporciones y que estés a la orden en cualquier otro momento.

4. Otro muy importante, es aprovechar el momento para mostrar profesionalismo . Un buen formato ayuda, una buena redacción sin faltas de ortografía, un buen orden del contenido y una hoja membretada habla muy bien de ti como proveedor. Si no ganas el viaje, por lo menos deja una buena impresión.

 ¿Cómo se hace?

Aunque este punto, así como algunos de los anteriores, surgió del transportista y su forma de vender o conceptualizar los servicios, los siguientes elementos serán lo mínimo que debe contener este documento

1. Logotipo de la compañía o distintivo.

2. Lugar y fecha. Es el punto de partida para la vigencia del documento.

3. En atención a quien. Si no recuerdas el nombre, coloca a quién corresponde y la empresa que te lo está pidiendo.

4. Texto introductorio como agradecimiento a lo que han considerado. Dar las gracias de antemano rompe el hielo y genera esa percepción de humildad que es bien valorada en el medio.

5. Contenido de la cotización. Decir probablemente que estas anexando el precio del servicio, y algunas consideraciones funcionan bastante bien.

6. El precio del servicio. Formato en pesos y letra de buen tamaño.

7. Razones por los derechos no estás interesado. Si no estás interesado en el servicio, has llegado entrega el documento y en lugar del precio explica el porqué no estás interesado, pero que estás disponible para futuras ocasiones. Los clientes lo entienden y lo agradecen.

8. Qué incluye y qué no incluye. Impuestos, maniobras, estancias, operador certificado, monitoreo continuo, entre otros.

9. Aunque normalmente este punto se maneja con vigencia de 15 o 30 días, es importante que lo incluya.

10. Mensaje final. Reiterar tu agradecimiento y si el cliente confirma el servicio, tiene que ser con cierta anticipación, y qué te envíe todo lo necesario para que puedas asignar la unidad y ejecutar el servicio

Algunas recomendaciones

1. Procura tener los formatos previamente armados para que no te dé flojera realizarlo.

2. Si no tienes un logotipo, con el nombre de tu empresa o razón social como encabezado en word, funciona muy bien.

3. Ten claridad de lo que vas a contestar para que el cliente entienda a la primera todos los conceptos que estas colocando.

4. Si el cliente te pide una cotización rápida vía telefónica, dásela, pero después mándasela por escrito.

5. Es importante que tengas una cuenta de correo electrónico con un nombre serio para que generes confianza. Éste lo puede generar de manera gratuita en las diferentes plataformas existentes.

6. No las mandes en word y sin formato. Cuando termines de realizarla en word, guárdala en PDF para que sea más fácil mandarla

7. Si no tienes toda la información para realizar la cotización tienes que preguntar. Si ya no hubo tiempo, tienes que poner tus supuestos muy claros para no caer en interpretaciones erróneas por parte del cliente. Ejemplos: no me dijo para cuándo requiere la unidad, el cliente recibe los fines de semana, qué documentos requiere como prueba de entrega, o si se requiere algún tipo de maniobra. Por ejemplo, en este último caso debes colocar, “en caso de requerir maniobra de descarga los costos son los siguientes o se solicitará autorización al momento de la entrega” o algo por el estilo. 

Conclusiones

La cotización debe expresar lo serio que eres en los negocios. Si mandas un texto sin formato, con faltas de ortografía o desordenado, poco a poco pierdes credibilidad y presencia. El tener estos formatos ya diseñados y listos para que puedas usarlos en cualquier momento, elimina la carga para ti o para tu gente y lograrás el objetivo deseado.

Recuerda que cada cliente es diferente, cada transportista tiene su estrategia y cada mercado se mueve en diferentes direcciones, por lo que cada cotización será única e importante.

¿Sabes qué son, para qué sirven y cómo hacer el RFI (Request For Information), RFP (Request For Proposal) y un RFQ (Request For Quotation)? En los siguientes textos te hablaremos de estas variantes. Si trabajas en un operador logístico, las propuestas de servicios están a la orden del día y debes armar tus formatos estándar para que dejes registro.

Ejemplos

Formato 1 Un viaje spot urgente que sí me interesa.       

Formato 2 Un viaje spot urgente que NO me interesa.

Formato 3 Servicio unidades dedicadas

Si quieres ver otro ejemplo colócalo en comentarios y con gusto lo desarrollamos y lo publicamos.

 

Istra.red

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