Generadores de carga

La presion, el combustible para la mejora

Sin lugar a dudas, las temporadas altas de operaciones son los momentos de mayor presión para todas las áreas de la organización y, especialmente para el transporte, representan desafíos importantes en sus actividades clave que, si no las pensamos o pre diseñamos con suficiente antelación, la operación diaria se convierte en una pesadilla.

Pero, ¿por qué puede ser más complejo que otras áreas? Desafortunadamente en muchas organizaciones tienen la creencia que el departamento de transporte / tráfico o distribución, siempre debe tener todos los camiones que demande el cliente, en el momento requerido y que la ejecución sea perfecta desde que llegan hasta que entregan al cliente y retornan la POD . Esto tiene que suceder, aunque la demanda de camiones se duplique.

De este modo, si los requisitos se incrementan de una semana a otra o de día para otro en más del 50%, debe tener capacidad de reacción. Esto puede ser claro para el equipo de ventas o planeación de la cadena de suministro, pero también se puede utilizar para crear acuerdos de capacidad y servicio.

A lo largo de nuestras carreras hemos vivido estos procesos en diferentes industrias y sabemos de lo que hablamos cuando decimos que el transporte puede ser la estrella de la cadena. Lograremos que esas temporadas no sean estresantes. Tus días deberán ser para seguimiento y ajustes al plan. 

Trabajamos contigo para que puedas generar la planeación de estos períodos de alta demanda y lograr muy buenos resultados incorporando los siguientes componentes del plan. Pero si tu “peak season” está a la vuelta de la esquina o ya estás en ella, seleccionamos algunos rubros y los enfocamos para que te ayuden de manera inmediata.

Una plataforma esencial para el despegue

Un cliente una vez expresó su frustración por tener un TMS poderoso, conectado a un WMS del mismo nivel y de tener un estupendo proceso S&OP, pero no tenía los resultados correctos en la vida real porque el producto no llegaba a donde tenía que llegar.

El departamento de transporte no conseguía todos los camiones que exigía el plan, los que conseguía llegaban tarde, los que llegaban les faltaba un documento para poder ingresar a cargar, o llegaba con olores extraños, sucios, el operador sin licencia, el remolque sin medios de sujeción, en temporada de lluvias con filtraciones, y cuando todo parecía que ya estaba resuelto, el planeador de transporte no mandó las asignaciones en tiempo, y después el almacén no tenía listo el producto… en fin, innumerables situaciones que no permitían que el eslabón transporte cumpliera un simple plan de embarques o traslados.

¿Te parece exagerado? La respuesta es que es más común de lo que parece y muchas compañías de todos los tamaños los sufren todos los días. Quieren maximizar ganancias, cubrir grandes volúmenes o garantizar las expectativas del cliente y no pueden garantizar los básicos del transporte.

Para cubrirlos se requiere conocer cuáles son, en qué consisten y cómo garantizarlos de manera sencilla, cómo difundirlos y cómo integrarlos a la operación diaria y a nuestros equipos. ¿Cuáles son algunos de estos básicos?

• Tener suficiente capacidad de arrastre para cumplir el programa de embarques
• Asignar el 100% de los viajes. Adiciones al plan y otras variaciones son negociables
• Los camiones deben llegar a cargar en los tiempos programados
• Requisitos para cargar: Limpieza u otros requerimientos de calidad, documentación correcta y vigente, condiciones operativas como combustible, luces, y otros aspectos de seguridad, sujeción, etc.
• Gastos sin contratiempo, conocimiento de la ruta a ejecutar y viaje asignado
• Conocimiento del cliente destino
• Entre otros

Nosotros estructuramos estos básicos y te llevamos por el camino de la implementación de acciones y procesos para lograr la disciplina deseada y garantizar el nivel de servicio que se merecen tus clientes y tu compañía.

La excelencia de la ejecución en movimiento

A través de un diagnóstico mejoramos el desempeño de tus operaciones de transporte tales como:

• Oferta de viajes, selección de carriers y asignación de volumen diario, semanal o mensual.
• Flujos operativos dentro de tus instalaciones entrada – patios – enrampe -desenrampe – salida, entre otros puntos de control.
• Rutas de entrega para tu T1, rutas seguras, horarios flexibles, secuencia de entregas, tiempos totales, monitoreo y cálculo de costos.
• Mejoras en productividad de tus unidades dedicadas en TR0 y TR1. Vueltas por día, km por mes, esquemas mixtos, scorecard de indicadores, cumplimiento a programas de embarque, seguimiento y reportes de control.
• Entregas perfectas. Lo más cercano que puedas estar por encima de niveles de 98%, dependiendo el modelo de tu operación. Partes de la ecuación: Producto completo + cumplimiento de cita o ventana de entrega + producto en buen estado. Agrega la componente que quieras y juntos armamos la estrategia para que eso suceda.
• Necesitas una ejecución impecable. Diseñamos puntos de control del ciclo vehicular de tu operación y desarrollamos alertas y acciones contundentes para la solución de problemas que se puedan presentar, a través de un AMEF (Análisis del modo y efectos de fallas) adaptado de manera sencilla a la red de transporte.
• Diseño de indicadores. ¿En qué situación te encuentras? a) No tengo un sistema que me proporcione información para calcular los indicadores, b) Tengo un sistema, pero no sé cómo generar la información o cómo procesarla para calcular el DOT (Delivery On Time), Perfect Delivery (Entrega Perfecta), disponibilidad, tiempos de tránsito, PSL (Perfect Shipment Logistic) o el PSO, tiempos de estancia, productividad, entre otros. Te explicamos los algoritmos de cálculo y el dashboard para que puedas gestionar.

El mediano y largo plazo, más cerca que nunca

¿Unidades de transporte dedicadas, cautivas o spot? Depende del modelo de operación, ya que en diferentes esquemas obtienes diferentes puntos de equilibrio entre el nivel de servicio y costos asociados. Con las unidades dedicadas obtienes un mejor nivel de servicio; sin embargo, si la administración no es la correcta, puedes caer en altos costos por ineficiencias, demoras o vicios ocultos en tu operación, la del transportista o la de tu cliente interno o externo.

¿Qué te parece un esquema mixto? Bueno, depende de tu negocio, la temporalidad de la demanda, las características de tu cliente, entre otros factores para garantizar el volumen actual o futuro.

A través del análisis de tu demanda o de tus históricos, se puede determinar la mejor estrategia. Los viajes spot siempre son una alternativa, pero resultan caros, aunque garantizas un servicio. Cuando los mezclas con unidades cautivas, empiezas a garantizar un cierto volumen de tu operación total, así analizaremos qué esquema te conviene.

La alineación al presupuesto es un deseable, que no siempre se puede cumplir. Decimos deseable porque el presupuesto se requiere para integrar el BP del siguiente año y/o realizar ajustes derivados de las variaciones en el negocio o del entorno. Pero lo correcto es que te sirva como guía para cuidar la salud financiera del área y de la empresa. Por eso, te decimos cómo realizar tu presupuesto de flete tomando como factores clave: 1) las premisas macroeconómicas como: inflación, tipo de cambio, precio de combustibles, entre otros, 2) las tarifas de transporte contratado, 3) la estructura de costos del transporte propio, 4) las estimaciones del volumen de operación por origen – destino, tipo de unidad, productividad deseada y la real, 5) temporalidad, 6) iniciativas comerciales, proyectos de ahorro, entre otras.

¿Variaciones? siempre las hay, lo más importante es tener claro su magnitud y su origen, para plasmarlas en impactos mes con mes y generar tu cierre financiero adecuadamente.

Te ayudamos con lo anterior y otras decisiones de transporte como asignación de dedicados, acuerdos operativos con transportistas, atención al canal mayoreo y moderno para asegurar tus citas y reducir los cargos por fill rate y las demoras en destinos, rutas fijas o variables, estructura organizacional que requiere tu área / empresa, tipo de contratos a celebrar, entre otras.

La medición como base para la estrategia

En todas las industrias se requiere saber el Nivel de Servicio (NS) que tus proveedores de transporte te están ofreciendo. ¿Por qué? Necesitas negociar tarifas a corto y largo plazo, el volumen que vas a asignarles a cada uno para obtener mejores condiciones financieras y de servicio, las vigencias de tus contratos, a quién le darás parte del volumen de determinado proyecto estratégico de la empresa. Necesitas conocer quién te ofrece una mejor relación precio – NS en el tiempo; es decir, de manera consistente. Debes clasificar a tus proveedores en función de la resultante de la ponderación de una serie de atributos como:

estructura, antigüedad de la flota, esquemas de soporte, procesos documentales, evaluación operativa que incluya la disponibilidad de flota, entregas perfectas, cumplimiento a tránsitos, siniestralidad, gestión de evidencias de entrega, incidencias operativas, incumplimientos del operador, de documentación, negligencias y otras.

Hay que ponderar de acuerdo a tus necesidades y asignar una calificación final al proveedor y así sabrás qué proveedor es “AAA” y le darás mejores condiciones. Quién es “AA” y tendrá oportunidades de desarrollo y la posibilidad de una relación a largo plazo siempre y cuando mejore ciertos rubros. Por último, los de clasificación “A”, que serán los candidatos a reemplazarse.

Una visión superior de la operación del transporte

En el mundo logístico una torre de control es un nodo central único que procesa datos y los traduce en información valiosa para la toma de decisiones. A través de la visibilidad total puedes ver tus actividades clave de inicio a fin.

Lo anterior requiere mucha inversión y tiempo y no siempre te proporciona lo que tú necesitas. Seamos prácticos, asegura el eslabón llamado transporte porque es una de las actividades clave que no tenemos 100% bajo nuestro control y la afectan muchas variables externas y, por lo tanto, siempre ponen en riesgo las entregas.

¿Qué necesitamos? Procesos, herramientas básicas y técnicas que te permitirán tener visibilidad de inicio a fin del desempeño del ciclo de transporte que tú quieras; es decir, de las entregas directas, circuitos de flete, entregas consolidadas, etc. Nuestro entregable está basado en la toma de decisiones correctas y oportunas, mediante una serie de alertas en el ciclo. Este entregable es para monitoreo logístico y no de seguridad, aunque se complementan.

Cumplir los requisitos, un estilo de trabajo

Asegurar que tus proveedores cumplan con los requisitos que marca la ley, tu cliente, las aseguradoras y los sistemas de calidad, ya se convirtió en un “MUST” en la industria. No solo por cumplir, sino también para capitalizar otros beneficios para tu organización. A través de nuestra metodología, certificamos a los proveedores y les entregamos un diagnóstico con las principales acciones a desarrollar para llegar al nivel que deseas.

Algunos de los beneficios que podrás materializar son: extender tu política de sustentabilidad, optimización en operaciones con beneficios económicos para tu organización y proveedor, cumplimiento a requisitos de aseguradoras, alineación al sistema de calidad de tu organización, actualización en cambios regulatorios, entre otros.