¿Estás considerando la posibilidad de potenciar la relación con tus proveedores de transporte, a través de la colaboración?
En otras palabras, quieres desarrollarlos. Tal vez alguien dentro de la organización te ha señalado la necesidad de mejorar la calidad de los proveedores. Los equipos de ventas y comerciales podrían haber sugerido fortalecer la capacidad de transporte. Incluso, en situaciones problemáticas, es probable que hayas escuchado críticas sobre la calidad de los proveedores y la importancia de contar con una base de proveedores sólida y confiable. Estas discusiones son comunes en el día a día de las operaciones. Aunque hay otros temas relevantes, estos planteamientos constituyen un punto de partida esencial. Puedes explorar otros enfoques que aborden diversas perspectivas.
Indistintamente de la motivación que origine el deseo o la necesidad de fortalecer a un proveedor, existen ciertos aspectos que necesitamos definir con claridad para un desarrollo exitoso.
Empecemos por lo más básico: ¿qué significa realmente el desarrollo de un proveedor? Se trata de mejorar las capacidades, habilidades y rendimiento de una proveedor que brinda servicios, en este caso, servicios de transporte. El propósito es establecer una relación sólida y mutuamente positiva.
Al hablar de mejoras en las capacidades, nos referimos a: Aspectos técnicos, de gestión empresarial y financieros. La finalidad es que los proveedores puedan satisfacer de manera más efectiva tus necesidades a corto y largo plazo, al mismo tiempo que se fomenta su crecimiento como empresa. De esta manera, en un futuro podrás generar una alianza estratégica interesante.
A pesar de sonar prometedor, es fundamental que dimensiones adecuadamente el esfuerzo y los recursos requeridos. Efectivamente, esto implica un compromiso en términos de tiempo y dinero. ¿Cuánto exactamente? La cifra dependerá de tus metas. Basados en nuestra experiencia, muchas empresas, especialmente las medianas, erróneamente creen que invertir en capacitación y evaluaciones (tanto objetivas como subjetivas) bastará para alcanzar sus objetivos. Sin embargo, esta perspectiva es insuficiente. Capacitar a individuos, equipos o proveedores para lograr resultados ha quedado atrás. Si bien la capacitación es un componente vital en el proceso de aprendizaje y adquisición de nuevas habilidades, es crucial comprender que los resultados de estas capacitaciones deben traducirse en mejoras concretas en el negocio.
Un error común radica en esperar que los equipos adquieran, por ejemplo, conocimientos financieros para que estos se reflejen en beneficios tangibles para la empresa. No obstante, si no se establece un mecanismo para garantizar la implementación de estos conocimientos, la inversión se traducirá a “desperdicio”. Reflexiona sobre los cursos que has tomado en el pasado y cuántos de esos conocimientos realmente aplicas en tu día a día.
Entonces, ¿cuánto tiempo y dinero se requiere? La respuesta está en la razón detrás de tu deseo de desarrollar a tus proveedores.
Motivaciones y objetivos en el desarrollo de proveedores de transporte
A continuación se presentan diversas opciones que ejercen impactos variados en la organización y en el tiempo. Éstas incluyen los aspectos más relevantes tanto para las empresas que gestionan su propio transporte como para aquellas que brindan servicios de transporte, como terceros (3PL) o intermediarios (brokers):
1. Optimización de Ubicación: Si tu centro de operaciones se encuentra fuera del alcance geográfico de ciertas zonas industriales o de las bases de transportistas, puedes aprovechar esta situación si tu ubicación coincide con una ruta natural de retorno para los transportistas. Pero si esto no se cumple, necesitarás atraer más oferta de transporte (transportistas) y esto va más allá del desarrollo; implica implementar incentivos, facilitar condiciones operativas y ofrecer atributos atractivos para los proveedores en comparación con sus clientes potenciales de zonas industriales cercanas.
2. Mejora del Nivel de Servicio: Los proveedores de transporte, ya sean grandes o pequeños, eventualmente pueden enfrentar desafíos y fallan. Es fundamental asegurar que estas fallas sean menos recurrentes y que, cuando ocurran, las respuestas sean eficientes y ágiles. Este aspecto representa un reto que exploraremos más adelante.
3. Adaptabilidad en Operaciones: La diversidad en las operaciones es un asunto a considerar. Es posible que requieras proveedores con capacidades moldeables para brindar un servicio adecuado en diferentes tipos de operaciones. Los operadores logísticos comprenden bien esta necesidad. Mantener más de 100 proveedores puede resultar inviable, aunque algunas empresas manejen más de 500, lo cual es excesivo. En su lugar, lo ideal es contar con proveedores que se adapten a tus necesidades y a las de tus clientes de manera efectiva.
4. Especialización de Proveedores: En el lado opuesto, existe la especialización de proveedores. Especialmente relevante en operaciones industriales que requieren proveedores especializados en tipos específicos de red y producto. No querrás, por ejemplo, un transportista genérico u hombre camión para una operación en la industria automotriz con elevados estándares de calidad y servicio, acompañados de fuertes penalizaciones. Es necesario evaluar el grado de especialización o diversificación para dirigir esfuerzos y recursos adecuadamente.
5. Relaciones a Largo Plazo (alianza estratégica): Establecer relaciones a largo plazo es una práctica esencial y una tendencia que quizás no se aborde explícitamente. Adoptar una perspectiva a largo plazo para asegurar beneficios económicos y de servicio es una estrategia lógica. A medida que desarrolles gradualmente a los proveedores, estos se convertirán en parte integral de tu estrategia de transporte a largo plazo. Aunque algunos puedan requerir más tiempo para alcanzar este nivel, es una posibilidad real.
6. Generación de Ahorros: Buscas generar ahorros a corto y mediano plazo, y no siempre las mejores ideas vienen de tu equipo de trabajo. Los proveedores pueden ofrecer perspectivas y proyectos de eficiencia que están desarrollando internamente o que ellos mismos identifican en tu operación. Estas ideas podrían carecer de estructura o de un plan para implementar mejoras, pero pueden ser valiosas.
En resumen, existen múltiples razones para impulsar el desarrollo de tus proveedores. Lo importante es que las identifiques y evalúes adecuadamente para dirigir acciones y recursos de manera efectiva.
¿Y ahora qué sigue? Te recomendamos considerar los siguientes elementos para ampliar tu perspectiva sobre esta iniciativa.
Definiendo la cantidad de proveedores a desarrollar
Responder a esta pregunta es un desafío, especialmente si estás acostumbrado a trabajar con una gran cantidad de proveedores, ya que “soltar” algunos podrás sentir que quedas desprotegido. En realidad, no puedes desarrollar a todos; sería costoso y difícil de gestionar. Debes centrarte en una selección cuidadosa.
La cantidad de proveedores a desarrollar depende, en gran medida, de la demanda promedio y la estacional. Esto se orienta hacia el cumplimiento de los requerimientos de transporte en toda la red. ¿Cuántos proveedores tienes en la actualidad? Si sientes que son muchos, empieza por decidir inmediatamente a quiénes no desarrollarías.
Primer filtro: Los más pequeños, los ocasionales (”spot”) o aquellos que transportan materia prima no crítica para tus procesos quedarán fuera. Al definir tus objetivos, también estarás estableciendo, en gran parte, los proveedores que superarán el primer filtro.
Nota clave: Cuando evalúes a un proveedor, asegúrate de considerar su capacidad de transporte real, no solo la flota que te ofrezca en un documento. A veces, un proveedor con 80 vehículos solo puede ofrecerte 2 cuando necesitas 10. Esto es esencial.
Crea un Perfil Básico del Proveedor para el Segundo Filtro.
Los operadores logísticos, por ejemplo, establecen ciertos criterios para admitir proveedores en su red. Estos criterios se basan en gran medida en la mitigación de riesgos potenciales para el 3PL y sus clientes. Por supuesto, el nivel de servicio también es relevante, pero la seguridad y tu prestigio son el enfoque inicial.
- Podrán proporcionar servicios solo a aquellos proveedores con más de 10 unidades.
- Que tengan operadores certificados.
- Todas unidades deben contar con GPS, medidas de seguridad y protocolos de reacción.
- Documentación completa tanto de la compañía, trabajadores, como de las unidades.
- Aprobación en evaluaciones de seguridad y calidad.
- Solidez fiscal.
- Procesos de gestión establecidos y comprobados.
- Capacidad financiera demostrada.
- Entre otros.
Los detalles pueden variar según tu política de admisión. Por supuesto, esto implica que debas verificar la información mediante auditorías rápidas o cuestionarios en los que tengas que confiar en la veracidad de sus respuestas. A partir de aquí, aquellos que no cumplan serán excluidos, a menos que presenten un plan de acción para ponerse al día, pero esa es otra historia.
Al seleccionar proveedores, no descartes factores como el volumen actual de operaciones, el tiempo que han trabajado para tu empresa, la relación estratégica que tienen contigo, las áreas geográficas que cubren y otros aspectos relevantes.
Áreas de desarrollo
Definir las áreas de desarrollo para tus proveedores es un reto importante. Si enumeras todos los temas posibles, la lista podría ser abrumadora. Indicadores clave de rendimiento (KPIs), mejora continua, control de costos, atención al cliente, comunicación efectiva, trabajo en equipo, gestión financiera, propuestas de servicio, capacitación, aspectos contractuales, colaboración a largo plazo, visión estratégica, planes de desarrollo, integración a procesos, cálculos de ahorros, alineación con la cultura organizacional, operaciones, clientes y necesidades, son solo algunos ejemplos.
Por eso, antes de cualquier intento, es esencial que definas tu propósito específico del desarrollo de proveedores. Veamos un par de ejemplos:
1. Mejora de Niveles de Servicio: Si tu objetivo principal es mejorar los niveles de servicio, tus contenidos podrían incluir la ejecución impecable de los servicios, la respuesta a desviaciones en los ciclos vehiculares entre proveedores y clientes, y la implementación de KPIs para mejorar el rendimiento y los resultados. Es decir, los proveedores deben entender cómo calcular su propio cumplimiento en términos de llegadas a la carga, tiempos de tránsito, puntualidad en las citas, entre otros. Si no cumplen, es esencial abordar la mejora continua y los planes de acción como temas prioritarios.
2. Generación de Ahorros a Mediano y Largo Plazo: Si tu objetivo es reducir costos a mediano y largo plazo, el punto de partida es comprender los costos. Debes enseñar tanto a tu equipo y a los proveedores, cómo se comportan y controlan los costos para que todos hablen el mismo lenguaje. Si deseas que los proveedores ofrezcan tarifas mejoradas pero carecen de comprensión sobre los costos variables, fijos, cómo incorporar la depreciación de equipos en su modelo de costos, cómo determinar el margen de beneficio y cómo identificar las fugas de dinero, es probable que no puedan presentar ofertas de reducción de costos de manera efectiva. Además, necesitas clarificar los detalles y necesidades específicas de tu operación.
Los proveedores son tus observadores directos en el campo, y si les enseñas a calcular la productividad, eficiencia y cómo el tiempo se convierte en dinero (en relación a retrasos, tiempos de carga y esperas), podrás tomar decisiones más informadas y cosechar beneficios económicos.
La elección de las áreas de desarrollo dependerá en última instancia de tus objetivos organizacionales y de la estrategia que buscas implementar con tus proveedores.
Evaluar para identificar las brechas en tus proveedores
¿Tienes que evaluar a tus proveedores para saber que necesitan? En términos prácticos, sí. Aunque profundizaremos más en este tema en artículos futuros, es esencial conocer a tus proveedores, a través de: Evaluaciones de rendimiento operativo, entrevistas personalizadas para entender su disposición al proceso y con diagnósticos rápidos con sus líderes. Basándote en la información proporcionada, define tus objetivos y áreas a desarrollar y utiliza cuestionarios para obtener una visión superficial de su conocimiento en estos temas.
Si planeas implementar mejora continua y la adopción de KPIs, pregunta al proveedor quién será el responsable en su compañía para adquirir y aplicar este conocimiento, y cómo se asegurarán de hacerlo. Insistimos, desarrollar habilidades en el proveedor implica construir una forma para medir sus avances.
¿Qué debe dominar un proveedor si quieres contratarlo? Retomando las motivaciones, si tus instalaciones están alejadas de sus áreas de influencia y hay otras compañías compitiendo por sus servicios, necesitas una estrategia más completa. El proveedor debe comprender claramente sus costos en recorridos vacíos y ociosos, cómo reflejar los costos fijos en cada minuto de movimiento de sus camiones, y las ventajas reales de los regresos con carga, incluso si son parciales.
Estos factores se suman a las iniciativas donde demostrarás a los proveedores que tu operación es superior, es decir, representan una ventaja competitiva con respecto a otras operaciones cercanas: tiempos de carga reducidos, instalaciones más cómodas para sus operadores, tiempos de pago más cortos y una operación simplificada. En resumen, debes presentar diferenciadores que generen confianza y preferencia. Implementar estas mejoras no es complicado y, una vez implementadas, te conviertes en su destino preferido.
Consideraciones adicionales para el desarrollo de proveedores de transporte
Existen otras consideraciones que debes tener en cuenta. Te sugerimos que las definas en un contexto de beneficios y objetivos a largo plazo:
1. Expectativas de los proveedores de mayor tamaño: Debes definir qué esperas de los proveedores más grandes. Si poseen capacidades superiores, podrías anticipar beneficios mayores a largo plazo, incluyendo proyectos conjuntos de ahorro. Esta expectativa es clave. Por lo tanto, es esencial conocerlos en profundidad, ya que hay proveedores con más de 100 camiones que carecen de estructuras organizacionales sólidas, están endeudados y no gestionan eficientemente su negocio; su tamaño se basa únicamente en la cantidad de unidades.
2. Alianzas estratégicas con proveedores: Considera a los proveedores que pueden alinearse estratégicamente contigo. Establece una cultura de comunicación proactiva que fomente la transparencia en cuanto a información clave de la industria del transporte y permita el intercambio de prácticas benéficas para ambas partes. Ten en cuenta que hay aspectos costosos para los proveedores, como la innovación y la sostenibilidad. Busca proveedores que puedan abordar estos desafíos y que estén dispuestos a crecer en conjunto contigo. Establecer relaciones de colaboración genuinas es esencial para el éxito a largo plazo.
Conclusiones
El enfoque para desarrollar a tus proveedores debe adaptarse a la situación actual de tu área o empresa, así como al perfil específico de tus proveedores. No existe una receta general que garantice resultados. Aunque haya similitudes de desempeño entre tus proveedores, cada uno tendrá sus carencias y fortalezas. Requieres una evaluación personalizada de la situación.
Aquí algunos ejemplos para ilustrar este punto:
1. Un proveedor logístico de terceros (3PL) puede necesitar proveedores versátiles, especializados, grandes y pequeños, con certificaciones, que cubran zonas complejas, ofrezcan diversidad de operaciones y tengan precios competitivos para mantener márgenes en las tarifas de venta a los clientes. La confiabilidad y la minimización de riesgos también serán factores cruciales.
2. Una empresa de consumo masivo podría requerir transportistas de gran tamaño y con estructuras financieras sólidas para operar de manera constante durante todo el año, pero ocasionalmente necesitaría proveedores más pequeños para cubrir picos de demanda.
3. En el sector automotriz, los proveedores deben estar especializados en la industria, capaces de cumplir con altos estándares de calidad y confiabilidad. Se valorará la capacidad financiera para afrontar cualquier eventualidad, y el costo no será el único factor determinante.
4. En el sector farmacéutico, se buscarán proveedores altamente especializados, enfocados en la calidad y la confiabilidad, con certificaciones variadas y una atención prioritaria en el servicio, por encima del costo, Buenas Prácticas de Distribución (BPD), control de temperatura, son algunas.
En cada ejemplo, el enfoque para desarrollar a los proveedores será diferente. Sin embargo, el hilo común radica en adaptar sus perfiles al perfil que deseas tener según tus objetivos estratégicos.
Las consideraciones compartidas en este artículo te ayudarán a ampliar o enmarcar tu enfoque para el desarrollo de proveedores, permitiéndote construir tu propia estrategia. Es importante recordar que la capacitación no es sinónimo de desarrollo, ni tampoco las reuniones con los proveedores. La evaluación es crucial, pero no lo abarca todo. Examina lo que puede ser útil para tu situación y comienza a construir gradualmente.
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