Los siguientes factores juegan a tu favor a la hora de planear. El volumen de ventas de cada producto, una buena asignación vehicular, buen diseño de los criterios de eficiencia, productos homogéneos, y políticas de entrega con enfoque a la eficiencia, son elementos que deben considerarse para complementar su proceso de planeación operativa.
Así como hemos comentado el problema y las causas de una mala eficiencia, también explicaremos los problemas son los factores que la favorecen. Pueden depender de la misma organización o ser factores externos como la demanda, el clima o una política gubernamental. Estas son parte de una estrategia a largo plazo que tienes que poner sobre la mesa. Solo hay que asegurarse de considerarlos en el contexto correcto. Por ejemplo, no se trata de tener más demanda y ya, se trata de plantear que se requiere incentivar más la demanda en una región o zona específica, ya que eso te genera eficiencias en el transporte. Veamos…
El volumen.
El volumen (demanda) es suficiente para llenar un vehículo. Es obvio que para llenar un vehículo necesitamos que el volumen sea suficiente. Si esto se cumple, será más sencillo realizar la planeación con buenas eficiencias vehiculares. La dificultad empieza cuando la demanda es menor y los productos no son de alta rotación. En cualquier caso, se tiene que resolver con una buena administración de pedidos. La demanda siempre tiene posibilidades de administrarse aunque el sistema o el área de ventas te digan lo contrario.
Cuando un vehículo, después de incorporar los pedidos y hacer la planeación, presenta una eficiencia baja, tienes las siguientes alternativas: Informar o negociar nuevas fechas de entrega, cambiar un vehículo más pequeño aunque esto supone también un sobrecosto contra el costo ideal, realizar consolidaciones con otros clientes, si es posible. Pero nunca, nunca, se debe tener la opción de mandarlo con baja eficiencia.
Esto no puede estar permitido porque poco a poco, los sobrecostos empezarán a hacer mella en el presupuesto y se convierte en una costumbre de los planeadores. Planear la demanda representaría, entonces, un reto que puede superarse para favorecer la eficiencia vehicular.
Asignación vehicular.
Seleccionar y asignar el vehículo correcto en función del tamaño de los pedidos y su consolidación, es la mejor práctica para garantizar una buena eficiencia. Hay situaciones que se presentan en la práctica que no dependen del planeador (bueno no siempre), pero se tienen que considerar para que no afecten el kpi. Por ejemplo:
1.No hay vehículos suficientes del tipo que necesita y se termina asignando uno más grande o dos pequeños para cumplir el plan. Es decir una decisión pensada y totalmente correcta. Aunque no van a faltar las personas de otras áreas que siempre quieren ir en contra de esto. ” Es que se quedaron sin camiones y tuvieron que tomar esta decisión “, cuando la causa real fue que están en temporada alta y la demanda fue más alta a lo esperado o fue un pedido urgente . No tardarán en contestar, ” es que deben estar preparados para todo” . Y muchas más, pero lo que sí debemos garantizar, es tomar los mejores aprendizajes de estas situaciones. ¿En qué sentido? debo saber realmente si la capacidad de transporte por tipo de unidad es la correcta para todos los destinos, si el impacto en costo unitario fue el mejor que pude conseguir, o finalmente, mostrar que las urgencias están afectando al costo.
2.Asignaste el vehículo correcto pero el transportista te mandó el que quiso o el que tenía disponible . Entonces, tendrá una eficiencia distinta a la planeada. Definir cómo manejarás estos casos. 1) Si la eficiencia la calculas contra el vehículo programado, entonces tendrá una eficiencia correcta y no tendrá porque afectará su kpi, pero será eficiencia planeada. 2) Calcularla contra el vehículo que cargaste donde, evidentemente, habrá un impacto porque llegó un vehículo más grande. Estos casos tienes que aislarlos y tomar acciones con el transportista.
Debes tener un proceso de registro para incluirlo a tu “Gap analysis”, porque cabe la posibilidad de que haya sido una urgencia y el transportista te apoyo mandándote ese vehículo más grande y al mismo precio. Te resolvió una emergencia.
3. Si tienes flota propia o unidades externas dedicadas, preferirás utilizarlas en lugar de contratar una adicional. En este caso, la eficiencia vehicular será baja, pero tienes que considerar los sobrecostos por tener unidades detenidas (ociosas) que cada minuto te cuestan dinero. Mismo caso que el anterior, se debe evaluar el caso en función del contexto completo de costo y servicio. Ese input te lo debe dar el planeador y las causas deben estar contempladas en el catálogo de razones por las cuales hay una eficiencia baja, aunque no haya afectación al costo.
Criterios de eficiencia.
El cubicaje bien realizado asegura el máximo aprovechamiento de la capacidad. ¿ Tienes gente capacitada, con experiencia y un sistema potente que te genera de manera rápida la solución operativa? Aprovecharás al máximo los beneficios de una excelente eficiencia. Lamentablemente, son pocas las compañías que pueden tenerlo. Los sistemas tienen costos altos y el conocimiento que tiene el personal no siempre es el mejor para explotar su uso, por lo que terminan planeando en función de la experiencia.
Esto último es muy común que suceda en organizaciones de todo tamaño. Cuando la presión por mejorar el costo te lleva a revisar la manera en cómo se están planeando los pedidos, es cuando nos damos cuenta que hay muchas áreas de oportunidad. Tener criterios para mejorar la eficiencia final, es clave . Ejemplos de criterios o lineamientos:
- Ningún camión puede programarse con menos del 85% de eficiencia.
- La autorización para utilizar un camión diferente al ideal es responsabilidad de ….
- Los pedidos mínimos para cierta región y sku son de “X”. Cuando no se tenga suficiente pedido para tal zona, habla con ventas para…
Políticas de entrega.
Las políticas de nivel de servicio permiten una acumulación de pedidos. Cuando tienes políticas de entrega bien definidas en función de lo que te cuesta la cadena, las políticas favorecen mucho. Es decir, para los clientes que te piden poco, con baja frecuencia y están muy alejados del centro de distribución, no pueden tener la política de entrega a 24 hrs. porque esto supondría costos altos de transporte o costos altos por mantenimiento de inventario (costo de capital).
El nivel de servicio al cliente y las políticas de entrega deben estar diferenciados para garantizar un balance entre el inventario, costo de transporte y el resto de los costos asociados. El cliente que te pide poco y en menor frecuencia, debe estar sujeto a frecuenciales de reparto. En la actualidad, en algunos modelos de negocio de venta en línea esto no aplica, porque los inventarios los tienen en sus centros de distribución y no necesariamente son los dueños de ese inventario o de las instalaciones. Pero estos son modelos de distribución específicos.
Para los modelos de distribución tradicionales, se tiene que realizar un análisis de costos para comparar hasta donde pueden comprometerse a una oferta de servicio agresivo, en términos de tiempo de entrega.
Productos homogéneos.
Las características de los productos son homogéneas y se aprovecha la capacidad en peso y volumen del vehículo y, además, se pueden estibar sin problema porque son altamente compatibles con los demás productos. Las empresas de consumo masivo en donde los productos y embalajes guardan cierta proporcionalidad y se pueden estibar en una tarima a buena altura, son los esquemas ideales que favorecen la utilización, pero hay muchas industrias que no cumplen con este criterio. El sector automotriz, el sector ferretero, la construcción, no cumplen con esta condición y se convierten en un verdadero dolor de cabeza.
Para estos casos, hay que poner sobre la mesa diferentes sistemas que ayuden al cubicaje con una mezcla de los 4 puntos anteriores.
Explicamos a nivel muy general 5 factores que pueden favorecer una buena utilización vehicular, pero probablemente habrá otros que puedan poner a consideración, como los medios de sujeción o consolidación en tarima o en rack. Si se hace correctamente puede aumentar de manera significativa la eficiencia vehicular. La secuencia de entrega puede ser una aliada, pero se tiene que elegir muy bien a los clientes y sus políticas de recibo. De lo contrario será una restricción.
istra.red
