La experiencia, base fundamental en la tercerización.
Decidir si realizar la distribución de los productos con flota propia o contratar a un tercero para que la realice, es de los planteamientos más importantes y frecuentes que surgen en las organizaciones. En el primer caso, implica inversiones fuertes esquemas de financiamiento, reemplazo vehicular, mantenimiento de flota, instalaciones, todos los riesgos asociados y otras responsabilidades importantes. Por otro lado, hacerlo con un tercero no es una decisión menor porque representa negociación de costos, buenos niveles de servicio, desarrollo de la confianza, claridad en políticas, riesgos contractuales, selección y desarrollo de proveedores, entre otros.
En este artículo no pretendemos dar definiciones o irnos a las raíces bibliográficas que explican con cierto detalle las funciones del transporte. Estas líneas pretenden dar un panorama general de los elementos que el responsable de transporte de la empresa debe considerar para decidir si realiza el transporte con recursos propios o terceriza la función.
La cadena de suministro está formada por actividades clave y de soporte que en conjunto aseguran los flujos de información y del producto a lo largo de las redes productivas y de distribución. Algunas agregan valor al producto o al servicio y, otras tantas, se aseguran de las eficiencias en cada parte de los procesos. El transporte es una actividad clave digna de análisis y de estudio porque hacerlo bien significarán menores costos para la cadena y excelentes niveles de servicio para el cliente.
Decidir si realizamos el transporte con flota propia o lo hacemos con terceros (o una estrategia mixta), no es una tarea fácil que se pueda realizar en un día. Involucra un proceso de análisis bien fundamentado que requiere de una metodología clara y robusta. Por supuesto, dependerá del tamaño de la operación en cuestión o de la complejidad de la red o tipo de producto.
Cuáles son los elementos más importantes a considerar para tomar la decisión
Proceso de decisión. 10 elementos de análisis.
- Actividad “Core” del negocio.
Para las empresas que producen un bien, por lo general su “Core” es producir y vender, más no transportar. Como se ha comentado, el costo de transporte es uno de los más significativos en la cadena de suministro y por supuesto, que debe estar presente en la estrategia de la compañía para ser competitivos en el mercado con el precio final de su producto. Aunque no sea una actividad “Core”, se debe asegurar que esta actividad le cueste lo menos posible. Esto se puede lograr contratando empresas externas que su “Core” si es el transporte y pueden ofrecer buenas alternativas de servicio y costo (este es tema amplio y complejo que merece análisis aparte). Si tienes tiempo en el negocio y tienes a tu propio equipo administrando la función de transporte con flota propia y consideras que eso es lo mejor, entonces sigue leyendo para consolidar la decisión o para hacer un ajuste en la estrategia.
- Qué tipo de problema o necesidad resuelve la tercerización.
Aunque pareciera obvio, este planteamiento es de importancia ya que no solo se puede resolver el traslado de los productos de un lugar a otro, sino también si tu necesidad es la trazabilidad, la incorporación tecnológica, la integración correcta a tu estrategia de cadena de suministro, e incluso la seguridad. También te puede resolver picos de demanda, cobertura en lugares que con tu red tiene, reducir riesgos de seguridad, laboral o reducir costos fijos. Esta es uno de los planteamientos más importantes que se tiene que desarrollar para analizar correctamente la decisión de tercerizar o no
- Comparación de costos propios versus tarifas de terceros.
Quizá el rubro más relevante, es el costo. Si no te sale más barato contra tu operación actual o tu expectativa, difícilmente tendrías que moverte de estrategia. El primer paso es saber cuanto te cuesta actualmente. El segundo es hacer una proyección de tus operaciones para cuantificar ($) las operaciones y después traerlas a valor presente. Si hoy tienes tu flota propia y un departamento que administra, deberás reflejar los costos y gastos incurridos de acuerdo al tipo de red que manejas.
– Costo total (fijos + variables) de el TR0 + TR1 + TR2 (si quieres incluir la entrega final). El TR2 normalmente es más difícil tercerizarlo por todo lo que representa, pero hay alternativas para hacerlo más eficiente.
– Cómo lo haces. En articulado sencillo, articulado doble (full), en esquemas dedicados o spot, operación continua o restricciones en horarios, los costos que te genera la variabilidad de la demanda, entregas a canal moderno y esto te representa improductividad en tus unidades, entre otras.
– El costo lo tienes que reflejar en costo de flete en millones de pesos por mes y por año, y realizar la proyección por lo menos durante los siguientes cinco años. También tienes que reflejarlo en costos unitarios porque son las medidas de negocio que se utilizan para tomar decisiones.
Finalmente, se tiene que hacer el costeo con servicios externos. Esto involucra, dependiendo el volumen, desde tres cotizaciones, hasta una licitación, pasando por los respectivos RFI, RFP y RFQ. En los siguientes artículos profundizaremos en el tema.
- Nivel de servicio objetivo. Las necesidades:
- ¿Quieres llegar o mantener niveles por arriba del 98% en tu “On time”, “Perfect Delivery”, “Fill rate”, cumplimiento a ventanas y otras medidas que utilices para saber el nivel de servicio al cliente? O estás en niveles de ochentas y, paulatinamente, quieres mejorar hasta lograr niveles aceptables.
- ¿Se requiere el seguimiento del estatus de cada pedido desde que te lo solicitan hasta que se entrega?
- Entregar el 100% de tus pedidos y tener trazabilidad de los pedidos entregados por las características del negocio.
- Unidades de transporte impecables y que el operador esté uniformado y tenga presencia de buena imagen de la marca al momento de la entrega.
En fin, seguramente habrá más requerimientos, sin embargo, todo cuesta y en el mercado encontrarás compañías que te pueden entregar eso y más, pero a costos diferenciados. Sistemas que te puedan ofrecer soluciones parciales, pero tienes que implementarlos, integrarlos a tu operación y madurarlos. Esto llevará tiempo y soluciones parciales. Definir qué buscas y qué es necesario para tu negocio, te llevará a delimitar, por un lado, el análisis, y por otro, las opciones que tienes para definir la mejor estrategia de transporte.
- Capitalizar oportunidad de negocio.
Esta es otra razón por la cual puedes tercerizar tu operación de transporte. Estás buscando alternativas para incrementar tus ventas mediante la cobertura de nuevos territorios, pero llegar a ellos te sale muy caro. Entonces investigas posibilidades en el mercado con quienes tienen cobertura en esas zonas, o ya manejan alguna estrategia de distribución a la cual te puedes sumar y hacer más eficiente ambas redes. Entonces tercerizas esa parte de la operación para capitalizar esa estrategia.
- Especialistas en el sector.
Si perteneces al ramo farmacéutico estarás de acuerdo con nosotros, que en el mercado de transporte hay pocas compañías que te pueden ofrecer soluciones integrales y confiables para tu negocio. Bajo este contexto, podrías decidir por hacerlo tu mismo o de plano, seleccionar al mejor en el mercado. Seguramente no querrás una compañía que te entregue en vehículos particulares y muchos en mal estado, como lo están haciendo algunas plataformas grandes de venta en línea.
Seguramente los costos son menores, pero el manejo del producto y la experiencia del cliente serán temas a discutir. Evalúa qué proveedores especialistas existen en el mercado para que tengas una buena referencia para tu análisis. Si tu empresa se mueve en la industria de consumo masivo, bueno, hay cientos de proveedores que te pueden proporcionar un servicio y a diferentes tarifas.
- Tipo de producto a desplazar.
Un poco en línea con el punto anterior, si el producto a manejar es de alto valor y necesitas un transporte blindado, custodias, monitoreo continuo y esquemas de reacción, existen menos opciones. A diferencia de si distribuyes productos de bajo valor unitario, encontrarás más soluciones estándar que te ofrecerán eficiencia, más que seguridad. El primero te cuesta muy caro si lo haces por tu cuenta y es mejor conseguir a un tercero. El segundo puedes ver opciones buenas en el mercado que te permitirán obtener un costo por caja adecuado o bien decidir por hacerlo tu mismo.
- Características de la red actual de transporte.
Puedes tercerizar el TR0 (plantas de producción a almacenes satélite), TR1 (planta a CEDIS maestros o cedis secundarios), el transporte de tus materias primas, el volumen de una región, las entregas a mayoreo, tu logística inversa, la entrega de promocionales, y más. Tu red y tu volumen te dirán qué te conviene tercerizar y al mismo tiempo te llevará a un análisis más variado de alternativas.
Nodos con mucho volumen, tendrás que comparar cuanto te cuesta en propio versus un dedicado tercero. Nodos con bajo volumen, evaluarás el propio contra un tercero con servicios spot. Y así, dependiendo de las características de tu logística.
- Análisis de riesgos implícitos del transporte.
Los riesgos en el transporte existen y solo es cuestión de cómo se quieren enfrentar. Atención a robos, accidentes con daños a terceros, renovación de flota, legislación cambiante, manejo de documentación de cada equipo, son algunos de ellos. A) Si actualmente realizas el transporte con flota propia, debes tener la estructura para enfrentar y administrar los riesgos, pero posiblemente no tengas el tiempo, el conocimiento o la gente. B) Por el contrario, actualmente el transporte lo tercerizas, pero quieres evaluar si lo haces propio porque tienes estructura legal, fiscal, financiera, evaluación de riesgos y calidad, que te permiten enfrentar los riesgos de transporte e incluso abatir costos.
- Centralización o descentralización de la función.
Si el tamaño de la red de transporte es muy grande, será pertinente analizar en la ecuación los pros y los contras de los siguientes elementos. Debe existir un ente central que diseñe los lineamientos y estrategias en todos los aspectos o se debe proporcionar cierta autonomía a las plantas de producción o centros de distribución maestros (llamados nodos logísticos), para tomar la decisión de tercerizar su operación o comprar vehículos de acuerdo a sus necesidades. Dependerá de la ubicación, volumen y capacidad de negociación de los responsables, ya que aparentemente, un lineamiento corporativo puede resultar de mayores beneficios, pero no se tiene la sensibilidad del negocio local.
Conclusión.
La definición clara y completa de los elementos anteriores puede facilitar la decisión de tercerizar el transporte o hacerla más compleja de lo que parecía. En cualquier de los casos, es imprescindible desarrollarlas con la mayor precisión posible para considerar correctamente los parámetros y variables. Algunas se plantearán a manera de análisis del riesgo, otras serán enunciativas solo para incorporarlas al contexto de la decisión, y otros necesariamente, tendrán que cuantificarse.
En futuros artículos daremos continuidad a este tema y tendrás un contexto más completo para tomar decisiones. Buscaremos darte elementos de valor para que puedas realizar los cálculos, evaluaciones y comparaciones pertinentes.
Istra.red
